Oleh : Kapstra FISIPOL UGM
Yogyakarta, 29 November 2021 ─ Hari ini (29/11/2021) merupakan hari terakhir serangkaian acara Orientasi Kapstra 2021 bagi sebagian besar kementerian di Kapstra. Acara ini merupakan program magang yang diperuntukkan bagi mahasiswa Departemen Pembangunan Sosial dan Kesejahteraan (PSdK) angkatan 2021 dengan tujuan mengenalkan atmosfer berorganisasi di lingkungan PSdK. Orientasi Kapstra 2021 masuk dalam agenda program kerja Kementerian Pembangunan dan Sumber Daya Manusia (PSDM) Kabinet Aruna Raksa Kapstra yang dibersamai dan diikuti oleh 9 kementerian serta 1 Badan Pengurus Harian (BPH).
Dalam pelaksanaannya, Orientasi Kapstra 2021 menggunakan sistem mentor dan trainee. Mentor berasal dari staf kementerian/BPH yang menjadi penanggung jawab serta penyambung lidah antara kementerian/BPH dengan trainee. Setiap kementerian atau BPH berisikan dua mentor yang juga bertugas untuk melaporkan progres magang kepada Kementerian PSDM rutin setiap minggunya secara tertulis. Selanjutnya trainee adalah peserta magang yang merupakan mahasiswa PSdK angkatan 2021 yang mendaftar dan diterima di Orientasi Kapstra 2021. Daftar nama mentor beserta timeline Orientasi Kapstra 2021 mulai dipublikasikan pada 26 September 2021 di media sosial Instagram Kapstra.
Sebelum membuka open recruitment (oprec), Kementerian PSDM menyelenggarakan Expo Kapstra yang merupakan pengenalan kementerian dan BPH agar calon trainee memiliki gambaran tentang tempat yang akan mereka daftari. Expo ini berlangsung pada 30 September 2021 pukul 19.00 WIB melalui platform Zoom. Acara ini cukup meriah dengan dihadiri lebih dari 80 calon trainee.
Rangkaian acara Orientasi Kapstra 2021 berlanjut dengan open recruitment (oprec) pada 1-3 Oktober 2021. Sosialisasi oprec ini disebarkan melalui berbagai media sosial seperti Instagram Kapstra, Line Kapstra, dan grup Whatsapp angkatan 2021. Untuk mendaftar, calon trainee diharuskan menyiapkan CV dan mengisi form digital yang sudah disiapkan. Mereka juga diwajibkan untuk mengunggah twibbon di Instagram story-nya untuk lebih memperluas sebaran informasi adanya oprec Orientasi Kapstra 2021 ini. Setelah melewati tenggat waktu terakhir pendaftaran, calon trainee pun diseleksi oleh kementerian dan BPH masing-masing untuk menentukan penempatan magang. Total calon trainee yang mendaftar di Orientasi Kapstra 2021 adalah sebanyak 60 mahasiswa.
Selanjutnya, pengumuman penempatan trainee dilaksanakan pada 10 Oktober melalui platform Instagram Kapstra dan Line Kapstra. Para mentor kemudian mulai menghubungi trainee yang ditempatkan di kementeriannya dan agar memudahkan koordinasi dibentuklah grup magang di platform WhatsApp. Meskipun pengumuman sudah dilakukan sejak 10 Oktober, tetapi para trainee baru akan memulai kegiatan magangnya pada 23 Oktober 2021 karena masih dalam fase Ujian Tengah Semester.
Sebelum memulai kegiatan magangnya, trainee terlebih dahulu dibekali dengan pengetahuan dasar. Acara untuk membekali para trainee ini disebut dengan Welcoming Class. Acara yang diadakan secara sinkronus ini berlangsung pada 22 Oktober 2021 puku 13.00 WIB melalui platform Zoom. Acara ini bertujuan untuk memperkenalkan sejarah organisasi Kapstra dan bagaimana jalannya birokrasi di Kapstra kepada para trainee. Presiden dan Wakil Presiden Kapstra, Wisnu Krisna dan Salma Adisha, menjadi narasumber untuk sejarah Kapstra bersama dengan Sekretaris Kapstra, Patricia Saraswati dan Seraphine Kalista sebagai narasumber materi birokrasi Kapstra.
Setelah Welcoming Class, kegiatan magang pun dimulai. Magang dilaksanakan pada 23 Oktober 2021 hingga 29 November 2021. Dalam proses berjalannya magang, trainee dibimbing langsung oleh para mentor untuk belajar menjalankan program kerja (proker) di kementerian dan BPH-nya masing-masing. Kinerja dari para trainee ini pun mulai tampak pada beberapa proker kementerian, seperti di Kementerian Advokasi dan Propaganda dengan Hearing Departemen, Kementerian Sosial Masyarakat dengan Saba Desa, Kementerian PSDM dengan iTalks, Kementerian Olahraga dan Seni dengan Artwarding Night yang berkolaborasi dengan Kementerian PSDM, dan lainnya yang berjalan dengan lancar. Untuk kendala yang ditemui, laporan menyebutkan hampir seragam, yaitu kurang aktifnya trainee di awal karena masa adaptasi, tetapi seiring berjalannya waktu mulai bisa mencair. Laporan juga menyebutkan bahwa kendala yang dihadapi saat periode magang masih dapat diatasi dan tidak mengganggu jalannya program kerja. Hari ini (29/11/2021) Orientasi Kapstra 2021 ditutup melalui acara sinkronus dengan jadwal dan pembahasan masing-masing di kementerian dan BPH masing-masing pula.
